Ofis içi iletişim deyince aklımıza genelde toplantılar geliyor. Sunumlar, briefler, mailler, WhatsApp grupları… Gün boyu konuşuyoruz, yazıyoruz, anlatıyoruz. Ancak buna rağmen neden hâlâ “beni anlamadı”, “ben öyle demek istememiştim”, “bu böyle konuşulmamıştı” cümleleri havada uçuşuyor?

Çünkü iletişim sadece konuşmak değil. Asıl mesele, karşı tarafın ne anladığı. Bir ajans ofisinde çalışıyorsanız bunu çok iyi bilirsiniz. Aynı masada oturup birbirini duymayan insanlar var. Bir brief üç kişiden geçip bambaşka bir şeye dönüşebiliyor. “Tamam” denilen işler, haftalar sonra “ama ben onu kastetmemiştim” noktasına geliyor.

…ve en ilginci; “herkes konuşuyor ama kimse tam olarak dinlemiyor.”

İletişimsizlik genelde bağırarak gelmez. Kapıyı çarpmaz. Masaya yumruk vurmaz.

Sessiz gelir. Bir tasarımcı işi içinden gelmeden yapmaya başlar. Bir metin yazarı fikir söylemekten vazgeçer. Bir ekip arkadaşı toplantılarda daha az konuşur. Bir yönetici “nasıl olsa anlaşıldı” deyip detay vermeyi bırakır ve yavaş yavaş ortam soğur.

Aslında ofiste en tehlikeli şey tartışma değil. Sessizliktir.

Çünkü tartışma hâlâ bir bağdır. Sessizlik bağın koptuğu yerdir.

Ofis içinde herkes Türkçe konuşuyor olabilir. Ama aynı dili konuştuğumuzdan emin miyiz? Birine göre “acil”, bugün bitmesi demektir. Bir başkasına göre “acil”, bu hafta bakılabilir anlamına gelir. Birine göre “revize”, küçük dokunuştur. Bir başkasına göre baştan yapmaktır. Bir yönetici “özgür çalışın” der, çalışan “sınır yok” anlar.

Sonra özgürlük karmaşaya dönüşür. İletişimde en çok yaşanan problem kelimeler değil, anlamlardır.

Geri Bildirim Kültürü Yoksa, Dedikodu Kültürü Olur

Bir ofiste insanlar açık açık konuşamıyorsa, konuşmalar koridorlara taşar. Toplantıda söylenmeyen şey, mutfakta konuşulur. Yöneticiye söylenmeyen rahatsızlık, ekip arkadaşına anlatılır. Geri bildirim yukarı çıkamazsa, aşağı yayılır. Bu da zamanla güveni zedeler.

Oysa sağlıklı ekiplerde insanlar şunu diyebilir;

Bu brief bana net gelmedi. Bu sürede bu kalite zor. Bu kararda fikrim sorulmadı. Burada daha iyi bir yol olabilir. Bunlar sorun değil. Bunlar gelişimdir.

Oysa iyi iletişim;

Zaman kazandırır
Hata payını azaltır
Motivasyonu artırır
Yaratıcılığı besler
İnsanları ofiste tutar

İnsanlar çoğu zaman işten değil, iletişimden yorulur.

Küçük Şeyler Büyük Fark Yaratır

Ofiste iletişimi düzeltmek için devrim yapmaya gerek yok.

Bazen şunlar yeterlidir;

Brief sonunda “anlaştık mı?” diye sormak
Revize isterken nedenini açıklamak
“Eline sağlık” demeyi unutmamak
Toplantılarda gerçekten dinlemek
Varsaymak yerine sormak
Susmak yerine konuşmak

Bunlar küçük gibi görünür.
Ancak kültürü değiştirir.